Cách bảo vệ tài liệu bằng chữ ký số trong ONLYOFFICE Desktop Editors v.6.2

[theanh]

ONLYOFFICE Desktop Editors là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở miễn phí có trình xem và trình chỉnh sửa cho tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày. Cùng với công việc ngoại tuyến, bạn có thể kết nối ứng dụng với đám mây (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile) và cộng tác trên tài liệu trực tuyến. Kho lưu trữ mã có sẵn trên GitHub theo giấy phép AGPL v.3.0.

Phiên bản 6.2 mới phát hành của ONLYOFFICE Desktop Editors đã mang đến nhiều bản cập nhật:

• Chữ ký số để xác minh rằng nội dung tài liệu có nguồn gốc từ bạn và không có bất kỳ thay đổi nào.
• Khả năng kết nối ứng dụng với Seafile để cộng tác tài liệu trực tuyến.
• Tài liệu API cho phép các nhà phát triển kết nối ứng dụng với DMS của bên thứ 3.
• Xác thực dữ liệu để kiểm soát các tham số của thông tin được người dùng khác nhập vào ô.
• Bảng biểu đồ trong tài liệu để dễ dàng sắp xếp các hình minh họa và điều hướng giữa chúng.
• Các công cụ cắt cho Bảng trục để chỉ ra trạng thái lọc để hiểu dữ liệu nào đang được hiển thị.
• Khả năng đặt định dạng số tùy chỉnh cho các ô.
• Các chức năng mới: GROWTH, TREND, LOGEST, UNIQUE, MUNIT và RANDARRAY.
• Các tùy chọn hiệu đính mới trong bản trình bày để chọn xem bạn có muốn sử dụng tính năng tự động sửa lỗi khi nhập hay không.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng chữ ký số trong ONLYOFFICE Desktop Editors để bảo vệ tài liệu của bạn.

Nếu bạn mới sử dụng ứng dụng ONLYOFFICE trên máy tính, hãy tìm hiểu cách cài đặt ứng dụng này trên máy Ubuntu của bạn từ hướng dẫn HowtoForge này (bước 2). Trong trường hợp bạn có Manjaro, hãy tham khảo các hướng dẫn này.

Lưu ý: Để có thể ký tài liệu kỹ thuật số, bạn cần có chứng chỉ chữ ký do Cơ quan cấp chứng chỉ cấp. Chứng chỉ cung cấp các khóa được sử dụng để xác thực tính xác thực của chữ ký số.

Phần 1: Thêm chữ ký số vô hình​

• Tạo tệp mới hoặc mở tệp hiện có bằng ONLYOFFICE Desktop Editors.
• Chuyển sang tab Bảo vệ.
• Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Chữ ký.
• Chọn tùy chọn Thêm chữ ký số.
• Trong cửa sổ đã mở, hãy điền mục đích ký tài liệu.
• Chọn một chứng chỉ số (tệp .crt và .key) rồi nhấp vào OK.

Sau khi hoàn tất, tài liệu của bạn đã được ký và bảo vệ khỏi việc chỉnh sửa.

Kiểu chữ ký này không hiển thị trong văn bản, nhưng bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết và cài đặt của kiểu chữ ký này trên thanh công cụ bên phải, bao gồm tên chủ sở hữu chứng chỉ, ngày và giờ thêm chữ ký, cũng như các tùy chọn để xóa chữ ký hoặc áp dụng kiểu chữ ký khác một.

Nếu ai đó quyết định thay đổi tài liệu đã ký, một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện cho biết tệp được bảo vệ. Bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa, họ làm cho chữ ký không hợp lệ, vì vậy bạn sẽ biết nội dung đã được sửa đổi một cách cố ý.

Phần 2: Thêm dòng chữ ký​

Dòng chữ ký sẽ hiển thị trong văn bản tài liệu và cho phép yêu cầu chữ ký từ những người dùng khác.

• Tạo tệp mới hoặc mở tệp hiện có bằng ONLYOFFICE Desktop Editors.
• Đặt con trỏ chuột vào nơi bạn muốn chữ ký xuất hiện.
• Chuyển sang tab Bảo vệ.
• Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Chữ ký.
• Chọn tùy chọn Thêm dòng chữ ký.
• Trong cửa sổ đã mở, hãy điền vào các trường bắt buộc: Tên, Chức danh của người ký, E-mail và Hướng dẫn cho người ký.
• Nếu cần, hãy đánh dấu vào hộp Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký.
• Nhấp vào OK và lưu tài liệu.

Sau khi hoàn tất, dòng chữ ký sẽ xuất hiện trong tài liệu. Bạn có thể tự ký tài liệu cũng như yêu cầu người dùng khác ký.

Bạn cũng có thể thêm nhiều dòng chữ ký tùy theo số lượng người ký. Nếu bạn muốn vừa yêu cầu chữ ký vừa tự ký tài liệu, trước tiên bạn cần thêm tất cả các dòng chữ ký, sau đó ký tài liệu.

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn nhận được tài liệu yêu cầu chữ ký của họ, họ sẽ thấy một cửa sổ bật lên ở thanh bên phải thông báo rằng tài liệu cần được ký.

Để ký tài liệu thông qua loại chữ ký này, hãy nhấp đúp vào dòng chữ ký và chọn Đăng nhập trong menu đã mở.

Bạn có thể nhập tên của mình vào trường Nhập tên người ký và định dạng văn bản bằng cách chọn loại phông chữ và kích thước cần thiết hoặc nhấp vào nút Chọn hình ảnh và tải lên hình ảnh bạn muốn sử dụng làm chữ ký.

Sau đó, xem trước chữ ký của bạn, chọn chứng chỉ kỹ thuật số (tệp .crt và .key) và nhấp vào OK. Khi đã sẵn sàng, tài liệu được bảo vệ khỏi việc chỉnh sửa và mọi người đều có thể thấy các chữ ký kỹ thuật số đã thêm.

Phần 3: Xóa chữ ký kỹ thuật số​

Để chỉnh sửa tài liệu được bảo vệ, hãy nhấp vào tùy chọn Edit anyway trong cửa sổ bật lên ở bảng bên phải. Trong trường hợp này, tất cả các chữ ký kỹ thuật số đã thêm sẽ bị xóa.

Ngoài ra, bạn có thể xóa tất cả các chữ ký thông qua tab File. Vào phần Bảo vệ ở thanh bên trái và chọn tùy chọn Chỉnh sửa tài liệu.



Để xóa một trong nhiều chữ ký có trong tài liệu:

• Nhấp vào biểu tượng Cài đặt chữ ký ở thanh bên phải.
• Nhấp vào mũi tên bên cạnh chữ ký cụ thể.
• Chọn tùy chọn Xóa chữ ký từ menu.

Vậy là xong! Bây giờ bạn có thể đảm bảo mức độ bảo mật cao hơn cho tài liệu của mình bằng chữ ký số.