Vào năm 2023, hơn 145 tỷ email sẽ được gửi đi tại Pháp (Hiệp hội Dữ liệu và Tiếp thị Pháp, 2024), một con số ấn tượng đặt ra một câu hỏi quan trọng vào thời điểm nhận thức về sinh thái đang ngày càng tăng: tác động của những thư gửi hàng loạt này đến môi trường là gì? Thật vậy, nếu email đã trở thành một công cụ giao tiếp thiết yếu cho doanh nghiệp thì việc sử dụng nó không phải là không có hậu quả về mặt sinh thái. Mỗi email, dù là thông báo đơn giản hay chiến dịch tiếp thị phức tạp, đều góp phần vào lượng khí thải carbon toàn cầu. Vậy chúng ta có thể giảm thiểu tác động này như thế nào? Câu trả lời cho câu hỏi này càng trở nên quan trọng hơn khi kỳ vọng của người tiêu dùng về mặt sinh thái ngày càng tăng và các công ty ngày càng tích hợp trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) vào chiến lược của mình. Tuy nhiên, quá ít trong số đó đề cập đến vấn đề gửi email có trách nhiệm với môi trường. Đã đến lúc áp dụng các biện pháp mới để giảm lượng khí thải carbon từ các chiến dịch tiếp thị, đặc biệt là khi điều này cho phép chúng ta tối ưu hóa hiệu suất của chúng!
Tác động môi trường của các chiến dịch email thường bị đánh giá thấp. Ví dụ, một công ty gửi hai chiến dịch email mỗi tuần trong một năm có thể thải ra tới 3,2 tấn CO2 hoặc một chuyến bay khứ hồi từ Paris đến Los Angeles cho một hành khách (18.200 km – Ước tính của Niji trên myClimate.org). Hơn nữa, việc lưu trữ 300.000 email sẽ tạo ra khoảng 180g CO2 mỗi năm, tương đương với việc xem sáu tập phim Game of Thrones trên dịch vụ phát trực tuyến (Tính toán do Niji thực hiện dựa trên nghiên cứu của ADEME, 2023). Tuy nhiên, tác động đáng kể này là do nhiều yếu tố ẩn sau mỗi email. Những yếu tố mà chúng ta không nghĩ đến một cách tự nhiên nhưng chắc chắn có giá trị. Ví dụ: gửi email tiêu tốn năng lượng và mức độ tiêu thụ năng lượng thay đổi tùy thuộc vào phương thức kết nối Internet; Kiểm tra email liên quan đến việc xây dựng và sử dụng thiết bị đầu cuối nhận cũng như tải các trang. Điều này chưa tính đến việc lưu trữ email và dữ liệu cần thiết để gửi các chiến dịch, hoặc khấu hao, tái chế hoặc phá hủy thiết bị máy tính được sử dụng để tạo, lưu trữ và xử lý các email này, vốn cũng đóng vai trò trong tổng lượng khí thải carbon của chúng.
Để hạn chế tác động môi trường này, có thể thực hiện một số hành động cụ thể. Trước hết, bạn có thể chọn các công cụ định tuyến thân thiện với môi trường. Việc ưu tiên đặt máy chủ càng gần công ty và cơ sở liên hệ của công ty càng tốt sẽ giúp giảm khoảng cách dữ liệu phải di chuyển khi gửi email và tải email. Một số giải pháp định tuyến lưu trữ dữ liệu của họ trên các máy chủ được chứng nhận thân thiện với môi trường, đặc biệt là những máy chủ có chứng nhận.
Sau đó, việc dọn dẹp và phân đoạn cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Bằng cách cập nhật cơ sở dữ liệu liên hệ và loại bỏ những liên hệ không hoạt động, những liên hệ tạo ra thông báo lỗi hoặc thất bại và những địa chỉ không mong muốn, chúng ta không chỉ giảm khối lượng email được gửi đi mà còn cải thiện tính phù hợp và hiệu quả của các chiến dịch.
Thiết kế email thân thiện với môi trường cũng là một chiến lược hiệu quả. Việc giảm bớt mã HTML, hạn chế độ dài của tin nhắn và số lượng hình ảnh không cần thiết không chỉ giúp giảm tác động đến môi trường mà còn cải thiện khả năng gửi email và khiến tin nhắn có sức tác động hơn đối với người nhận. Ưu tiên thiết kế đơn giản, sử dụng màu sắc và phông chữ tiết kiệm năng lượng và làm cho email tương thích với chế độ tối là những biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả cần thực hiện. Tối ưu hóa trọng lượng của hình ảnh cũng rất cần thiết. Tốt nhất là chọn đúng định dạng hình ảnh, ví dụ như JPEG và tránh dùng GIF có dung lượng lớn. Bạn cũng có thể xóa siêu dữ liệu không cần thiết khỏi hình ảnh và thay thế một số hình ảnh bằng văn bản có siêu liên kết hoặc biểu tượng cảm xúc, giúp giảm thêm dung lượng của email mà không làm sai lệch thông điệp và tăng cường tính rõ ràng và hiệu quả của thông điệp.
Sử dụng mẫu và tối ưu hóa các công cụ tạo email cũng giúp hạn chế thời gian tạo email và do đó giảm năng lượng tiêu tốn. Giảm số lượng bài kiểm tra trước khi gửi, sử dụng lại hình ảnh đã lưu trữ và xóa những hình ảnh không sử dụng trong thời gian dài cũng là những biện pháp hiệu quả.
Cuối cùng, đừng quên rằng nội dung cũng quan trọng như hình thức! Ngày nay, việc truyền thông về các hoạt động CSR của công ty nhằm thúc đẩy các hoạt động có trách nhiệm và khuyến khích người đăng ký áp dụng hành vi có trách nhiệm với môi trường là rất quan trọng. Việc lồng ghép các câu khuyến khích mọi người xóa email sau khi đọc hoặc chuyển điện thoại thông minh sang chế độ tối ở phần chân trang email có thể là đòn bẩy thực sự để hành động. Các động cơ khuyến khích khác có thể cụ thể hơn: đối với một thương hiệu trong Bán lẻ, có thể nhắc nhở mọi người về các hành động có trách nhiệm (hướng dẫn phân loại, trả lại các sản phẩm có thể trả lại) hoặc gợi ý cho các thành viên trong chương trình khách hàng thân thiết của mình ủng hộ một hành động bảo vệ môi trường (ví dụ như bằng cách chuyển đổi điểm của họ thành cây trồng).
Mặc dù mỗi hành động cụ thể này dường như có tác động không đáng kể đến quy mô của một chiến dịch, nhưng chính sự tích lũy của chúng cho phép tiết kiệm năng lượng thực sự và cải thiện hiệu suất trong dài hạn. Trên thực tế, ngoài việc giảm lượng khí thải carbon, chúng còn giúp các chiến dịch hiệu quả hơn, cải thiện khả năng phân phối, tính liên quan của thông điệp và mức độ tương tác của mục tiêu. Do đó, việc áp dụng các phương pháp gửi email có trách nhiệm với môi trường không chỉ có lợi cho hành tinh mà còn tạo ra đòn bẩy thực sự cho hoạt động tiếp thị hiệu quả hơn. Đã đến lúc các công ty cần thực hiện bước chuyển mình này và kết hợp trách nhiệm bảo vệ môi trường với thành công trong tiếp thị!
Tác động môi trường của các chiến dịch email thường bị đánh giá thấp. Ví dụ, một công ty gửi hai chiến dịch email mỗi tuần trong một năm có thể thải ra tới 3,2 tấn CO2 hoặc một chuyến bay khứ hồi từ Paris đến Los Angeles cho một hành khách (18.200 km – Ước tính của Niji trên myClimate.org). Hơn nữa, việc lưu trữ 300.000 email sẽ tạo ra khoảng 180g CO2 mỗi năm, tương đương với việc xem sáu tập phim Game of Thrones trên dịch vụ phát trực tuyến (Tính toán do Niji thực hiện dựa trên nghiên cứu của ADEME, 2023). Tuy nhiên, tác động đáng kể này là do nhiều yếu tố ẩn sau mỗi email. Những yếu tố mà chúng ta không nghĩ đến một cách tự nhiên nhưng chắc chắn có giá trị. Ví dụ: gửi email tiêu tốn năng lượng và mức độ tiêu thụ năng lượng thay đổi tùy thuộc vào phương thức kết nối Internet; Kiểm tra email liên quan đến việc xây dựng và sử dụng thiết bị đầu cuối nhận cũng như tải các trang. Điều này chưa tính đến việc lưu trữ email và dữ liệu cần thiết để gửi các chiến dịch, hoặc khấu hao, tái chế hoặc phá hủy thiết bị máy tính được sử dụng để tạo, lưu trữ và xử lý các email này, vốn cũng đóng vai trò trong tổng lượng khí thải carbon của chúng.
Để hạn chế tác động môi trường này, có thể thực hiện một số hành động cụ thể. Trước hết, bạn có thể chọn các công cụ định tuyến thân thiện với môi trường. Việc ưu tiên đặt máy chủ càng gần công ty và cơ sở liên hệ của công ty càng tốt sẽ giúp giảm khoảng cách dữ liệu phải di chuyển khi gửi email và tải email. Một số giải pháp định tuyến lưu trữ dữ liệu của họ trên các máy chủ được chứng nhận thân thiện với môi trường, đặc biệt là những máy chủ có chứng nhận.
Sau đó, việc dọn dẹp và phân đoạn cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Bằng cách cập nhật cơ sở dữ liệu liên hệ và loại bỏ những liên hệ không hoạt động, những liên hệ tạo ra thông báo lỗi hoặc thất bại và những địa chỉ không mong muốn, chúng ta không chỉ giảm khối lượng email được gửi đi mà còn cải thiện tính phù hợp và hiệu quả của các chiến dịch.
Thiết kế email thân thiện với môi trường cũng là một chiến lược hiệu quả. Việc giảm bớt mã HTML, hạn chế độ dài của tin nhắn và số lượng hình ảnh không cần thiết không chỉ giúp giảm tác động đến môi trường mà còn cải thiện khả năng gửi email và khiến tin nhắn có sức tác động hơn đối với người nhận. Ưu tiên thiết kế đơn giản, sử dụng màu sắc và phông chữ tiết kiệm năng lượng và làm cho email tương thích với chế độ tối là những biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả cần thực hiện. Tối ưu hóa trọng lượng của hình ảnh cũng rất cần thiết. Tốt nhất là chọn đúng định dạng hình ảnh, ví dụ như JPEG và tránh dùng GIF có dung lượng lớn. Bạn cũng có thể xóa siêu dữ liệu không cần thiết khỏi hình ảnh và thay thế một số hình ảnh bằng văn bản có siêu liên kết hoặc biểu tượng cảm xúc, giúp giảm thêm dung lượng của email mà không làm sai lệch thông điệp và tăng cường tính rõ ràng và hiệu quả của thông điệp.
Sử dụng mẫu và tối ưu hóa các công cụ tạo email cũng giúp hạn chế thời gian tạo email và do đó giảm năng lượng tiêu tốn. Giảm số lượng bài kiểm tra trước khi gửi, sử dụng lại hình ảnh đã lưu trữ và xóa những hình ảnh không sử dụng trong thời gian dài cũng là những biện pháp hiệu quả.
Cuối cùng, đừng quên rằng nội dung cũng quan trọng như hình thức! Ngày nay, việc truyền thông về các hoạt động CSR của công ty nhằm thúc đẩy các hoạt động có trách nhiệm và khuyến khích người đăng ký áp dụng hành vi có trách nhiệm với môi trường là rất quan trọng. Việc lồng ghép các câu khuyến khích mọi người xóa email sau khi đọc hoặc chuyển điện thoại thông minh sang chế độ tối ở phần chân trang email có thể là đòn bẩy thực sự để hành động. Các động cơ khuyến khích khác có thể cụ thể hơn: đối với một thương hiệu trong Bán lẻ, có thể nhắc nhở mọi người về các hành động có trách nhiệm (hướng dẫn phân loại, trả lại các sản phẩm có thể trả lại) hoặc gợi ý cho các thành viên trong chương trình khách hàng thân thiết của mình ủng hộ một hành động bảo vệ môi trường (ví dụ như bằng cách chuyển đổi điểm của họ thành cây trồng).
Mặc dù mỗi hành động cụ thể này dường như có tác động không đáng kể đến quy mô của một chiến dịch, nhưng chính sự tích lũy của chúng cho phép tiết kiệm năng lượng thực sự và cải thiện hiệu suất trong dài hạn. Trên thực tế, ngoài việc giảm lượng khí thải carbon, chúng còn giúp các chiến dịch hiệu quả hơn, cải thiện khả năng phân phối, tính liên quan của thông điệp và mức độ tương tác của mục tiêu. Do đó, việc áp dụng các phương pháp gửi email có trách nhiệm với môi trường không chỉ có lợi cho hành tinh mà còn tạo ra đòn bẩy thực sự cho hoạt động tiếp thị hiệu quả hơn. Đã đến lúc các công ty cần thực hiện bước chuyển mình này và kết hợp trách nhiệm bảo vệ môi trường với thành công trong tiếp thị!
