Làm thế nào để nhanh chóng xóa những email không cần thiết trong Gmail?

[theanh]

Giải pháp đầu tiên là xóa từng email một hoặc chỉ chọn tối đa vài chục email. Nhưng với một hộp thư chứa hàng ngàn email, việc bỏ cuộc sau vài phút là điều bình thường. Một giải pháp khác là chỉ cần đăng ký các dịch vụ lưu trữ lớn hơn; Nhưng liệu bạn có thể dễ dàng dọn dẹp hộp thư đến Gmail của mình không?

Rõ ràng là có thể, nếu không thì hướng dẫn của chúng tôi sẽ không tồn tại. Để cuộc sống dễ dàng hơn, bạn phải sử dụng bộ lọc Gmail; nhanh chóng, hiệu quả, chúng cho phép bạn tìm và xóa hàng trăm email mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Các bộ lọc này cung cấp chức năng tìm kiếm danh sách email dựa trên nội dung, người gửi, ngày tháng hoặc các thuộc tính khác. Hãy cùng xem cách sử dụng chúng hiệu quả.

Sử dụng Tìm kiếm để Xóa Nhanh các Email Không cần thiết​

Trước khi nói về tự động hóa, điều quan trọng là phải biết rằng bạn có thể nhanh chóng xóa nhiều email bằng thanh tìm kiếm của Gmail. Nhưng bạn vẫn cần biết cách sử dụng nó; Để giúp bạn, sau đây là một số bước cần thực hiện. Những điều này sẽ tính đến thực tế là từ “Hủy đăng ký” thường được sử dụng trong các email rác bằng tiếng Anh và do đó, đây là những tin nhắn mà chúng tôi muốn xóa. Nhưng rõ ràng là bạn có thể sử dụng bất kỳ thuật ngữ nào khác:

1 – Bắt đầu tìm kiếm

• Vào hộp thư đến Gmail của bạn và nhấp vào trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ;
• Chọn biểu tượng cài đặt tìm kiếm và nhập thuật ngữ “Hủy đăng ký” vào “Chứa các từ”;
• Nhấn “Tìm kiếm” để hiển thị tất cả các email có chứa thuật ngữ này.

2 – Xóa các email tương ứng

• Đánh dấu vào ô nhỏ để chọn tất cả các email hiển thị trên màn hình;
• Nhấp vào “Chọn tất cả các cuộc hội thoại khớp với tìm kiếm này”;
• Cuối cùng, nhấp vào biểu tượng thùng rác để chuyển tất cả các email này vào thùng rác. Hãy cẩn thận, thao tác này có khả năng xóa hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra xem có nội dung nào đáng giữ lại không;
• Gmail sẽ hoạt động ở chế độ nền để xóa dần tất cả các email có liên quan.

3 – Làm trống thùng rác để xóa vĩnh viễn

• Truy cập thùng rác bằng cách nhấp vào “Thêm” ở cột bên trái, sau đó nhấp vào “Thùng rác”;
• Nhấp vào “Làm trống Thùng rác” để xóa vĩnh viễn các email trong đó.

4 – Lặp lại quy trình với các thuật ngữ khác để dọn dẹp kỹ lưỡng

• Lặp lại các bước trên, thay thế thuật ngữ “Hủy đăng ký” bằng các thuật ngữ có liên quan khác như “hủy đăng ký” hoặc “hủy đăng ký”. Điều này sẽ cho phép bạn nhắm mục tiêu vào các loại email không mong muốn khác nhau và xóa chúng hàng loạt một cách có hệ thống.

Tự động hóa quy trình xóa bằng bộ lọc​

Để quy trình xóa email không mong muốn hiệu quả hơn nữa, bạn có thể tự động hóa tác vụ này bằng bộ lọc trong Gmail. Sau đây là các bước cần thực hiện:

1 – Truy cập cài đặt Gmail

• Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải hộp thư đến Gmail của bạn.
• Chọn “Xem tất cả cài đặt” để truy cập tùy chọn cấu hình tài khoản của bạn.

2 – Tạo bộ lọc với thuật ngữ “Hủy đăng ký”

• Đầu tiên, hãy nhấp vào tab “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”;
• Nhấp vào “Tạo bộ lọc” để bắt đầu xác định tiêu chí lọc của bạn;
• Trong trường “Chứa các từ”, hãy nhập thuật ngữ “Hủy đăng ký” hoặc bất kỳ thuật ngữ cụ thể nào khác thuật ngữ bạn muốn lọc.

3 – Chọn hành động xóa cho bộ lọc

• Sau khi nhập thuật ngữ bộ lọc, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này” ở cuối cửa sổ (không phải “Tìm kiếm”);
• Đánh dấu vào tùy chọn “Xóa” để chỉ định rằng các email trùng khớp sẽ tự động bị xóa.

4 – Tạo các quy tắc khác cho các thuật ngữ khác

• Để bao phủ nhiều loại email không mong muốn, hãy tạo các quy tắc bổ sung bằng cách lặp lại quy trình trước đó với các thuật ngữ tương tự khác, chẳng hạn như, một lần nữa, “hủy đăng ký” hoặc “hủy đăng ký” thường đề cập đến bản tin. Điều này sẽ cho phép Gmail tự động phát hiện các email không mong muốn trùng khớp với các điều khoản này và xóa chúng mà không cần can thiệp thủ công.

Hủy đăng ký nhận bản tin không cần thiết​

Mặc dù việc tự động xóa email là một giải pháp rất hiệu quả, nhưng nó không ngăn cản một số công ty gửi email cho bạn. Và điều này có thể tác động đến hệ sinh thái của chúng ta: gửi email, nhận email, lưu trữ email, thậm chí là tạm thời, và xóa email đều là những hành động yêu cầu máy chủ xử lý thông tin. Vì vậy, nếu bạn có một chút thời gian, động lực và mong muốn giảm số lượng email được gửi đến, bạn có thể hủy đăng ký nhận tất cả các bản tin này. Để làm được điều này, rất đơn giản; Có một số giải pháp:

• Hoặc bạn đã biết mình đã đăng ký nhận bản tin nào, trong trường hợp đó hãy truy cập trang web của công ty liên quan và hủy kích hoạt email;
• Hoặc bạn truy cập trực tiếp vào liên kết “hủy đăng ký“, “hủy đăng ký“, “hủy đăng ký” hoặc các từ tương đương bằng ngôn ngữ khác. Liên kết này là bắt buộc ở Châu Âu theo GDPR (Quy định bảo vệ dữ liệu chung;Hãy cẩn thận, một số trang web sẽ gửi bạn đến trang hủy đăng ký nhằm mục đích lừa bạn. Hãy cẩn thận với những gì các nút và hộp kiểm nói, vì đôi khi nút “Đăng ký lại” có thể được hiển thị theo cách khiến người ta nhầm lẫn với nút hủy đăng ký.