LibreOffice là một trong những phần mềm miễn phí quan trọng nhất, cho phép nhiều người trong chúng ta làm việc, học tập và chia sẻ thông tin. Mặc dù phần mềm có nhiều công cụ và khả năng, nhưng phạm vi sử dụng có thể có của từng người và mọi người ngoài kia lại rất rộng, nên không thể đáp ứng mọi nhu cầu đặc biệt bằng phím tắt và phím nóng. Tuy nhiên, LibreOffice có thể được thiết lập để hỗ trợ các lệnh do người dùng tạo ra, về cơ bản có thể giúp chúng ta tăng năng suất.
Đầu tiên, chúng ta cần xác định vị trí lệnh mà chúng ta muốn sử dụng. Lệnh cụ thể nằm trong tùy chọn “Chỉnh sửa” nơi lệnh này được chứa trong mục “Dán đặc biệt”.
Tiếp theo, chúng ta vào “Công cụ → Tùy chỉnh” cũng nằm trên bảng điều khiển trên cùng. Tại đó, chúng ta chọn tab “Bàn phím”, rồi đến danh mục “Chỉnh sửa” ở góc dưới bên trái. Sau đó, chúng ta có thể xác định vị trí tùy chọn “Dán văn bản chưa định dạng” và phím tắt đang hoạt động tương ứng sẽ được đưa ra ở hộp bên phải. Bây giờ để chọn một phím tắt mới, hãy điều hướng trên danh sách “Phím tắt” và chọn tổ hợp phím mong muốn. Sau khi chọn lựa chọn của bạn, hãy nhấn nút “Sửa đổi” và phím tắt sẽ được gán cho chức năng đã chọn trước đó.
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn phím tắt trước đó, hãy chọn phím tắt đó từ hộp bên phải phía dưới và nhấn nút “Xóa”. Thao tác này sẽ giúp chúng ta có một phím tắt đơn giản hơn để dán văn bản chưa định dạng.
Sau đó, vào “Công cụ → Macro → Ghi macro” và khi nhấn vào, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện chỉ chứa một nút có tên là “Dừng ghi”. Về cơ bản, điều này có nghĩa là mọi hành động chúng ta thực hiện từ đó trở đi đều được LibreOffice ghi lại.
Giả sử bây giờ chúng ta đang chuẩn bị bảng báo cáo khách hàng, một quy trình bao gồm nhiều hành động lặp lại. Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách tạo macro "Ngày mới" để xóa tất cả các trường dữ liệu và cho phép chúng ta nhập thông tin chi tiết về khách hàng mới vào đầu mỗi ngày.
Các thay đổi chỉ được ghi lại cho tài liệu đang hoạt động khi trình ghi macro được mở. Tôi chọn tất cả các giá trị thay đổi mỗi ngày và chỉ để nguyên cột "Lợi nhuận" vì cột này được tính toán tự động.
Sau khi xóa mọi thứ, tôi nhấp vào nút "Dừng ghi" và tôi được nhắc lưu macro. Chọn tệp để lưu macro trên tệp, vì vậy ngay cả khi bạn sử dụng nó trên máy tính khác hoặc gửi cho bất kỳ ai khác, macro sẽ được bao gồm.
Bây giờ, một cách để gọi macro là vào “Tools → Macros → Run Macro” nhưng cách này không tiện lắm, đặc biệt là khi chúng ta thêm macro này để tăng năng suất và giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Một cách để giải quyết vấn đề này là thêm một nút cho macro. Sau đây là cách thực hiện.
Để thêm một nút, hãy điều hướng đến “View → Toolbars → Form Control”. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với nhiều tùy chọn khác nhau. Chọn tùy chọn “Push Button” và vẽ một nút ở bất kỳ đâu trong tài liệu.
Sau đó, chúng ta cần kết nối macro bằng cách nhấn nút này. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào nút và chọn “Control”, sau đó nhấp vào tab “Events” trên cửa sổ vừa mở.
Nhấp vào nút ba chấm tương ứng với sự kiện Mouse buttonpressed, và một cửa sổ mới sẽ mở ra. Bây giờ hãy nhấp vào nút “Macro” nằm ở góc trên bên phải.
Điều hướng lại các macro và chọn đúng macro để gán cho nút. Sau khi thực hiện xong, hãy đóng các cửa sổ cấu hình đó rồi nhấn nút “Design Mode On/Off” trên cửa sổ “Form Control” mà chúng ta đã mở ban đầu. Thao tác này sẽ kích hoạt nút khi chúng ta thoát khỏi chế độ thiết kế. Bây giờ nút của bạn sẽ hoạt động. Hãy tưởng tượng thêm nhiều macro như thế này nữa và bạn có thể tự động hóa tất cả các hành động lặp đi lặp lại khiến bạn căng thẳng trong công việc hàng ngày.
LibreOffice Writer
Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chúng ta có thể đơn giản hóa việc dán nội dung bảng tạm dưới dạng văn bản chưa định dạng. Điều này được thực hiện thông qua phím tắt “Ctrl+Alt+Shift+V”, nhưng phím tắt này không tiện lắm, đặc biệt là nếu bạn thường xuyên dán văn bản chưa định dạng. Sau đây là cách chúng ta có thể sử dụng để thay đổi điều này.Đầu tiên, chúng ta cần xác định vị trí lệnh mà chúng ta muốn sử dụng. Lệnh cụ thể nằm trong tùy chọn “Chỉnh sửa” nơi lệnh này được chứa trong mục “Dán đặc biệt”.
Tiếp theo, chúng ta vào “Công cụ → Tùy chỉnh” cũng nằm trên bảng điều khiển trên cùng. Tại đó, chúng ta chọn tab “Bàn phím”, rồi đến danh mục “Chỉnh sửa” ở góc dưới bên trái. Sau đó, chúng ta có thể xác định vị trí tùy chọn “Dán văn bản chưa định dạng” và phím tắt đang hoạt động tương ứng sẽ được đưa ra ở hộp bên phải. Bây giờ để chọn một phím tắt mới, hãy điều hướng trên danh sách “Phím tắt” và chọn tổ hợp phím mong muốn. Sau khi chọn lựa chọn của bạn, hãy nhấn nút “Sửa đổi” và phím tắt sẽ được gán cho chức năng đã chọn trước đó.
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn phím tắt trước đó, hãy chọn phím tắt đó từ hộp bên phải phía dưới và nhấn nút “Xóa”. Thao tác này sẽ giúp chúng ta có một phím tắt đơn giản hơn để dán văn bản chưa định dạng.
LibreOffice Calc
Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang Calc để khám phá các macro và cách chúng ta có thể thiết lập chúng nhanh chóng. Trước tiên, chúng ta phải vào “Công cụ → Tùy chọn” và chọn danh mục “Nâng cao” từ danh sách bên trái. Sau đó, chúng ta tích vào tùy chọn “Bật ghi macro” để bật tùy chọn này, như trong ảnh chụp màn hình sau.Sau đó, vào “Công cụ → Macro → Ghi macro” và khi nhấn vào, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện chỉ chứa một nút có tên là “Dừng ghi”. Về cơ bản, điều này có nghĩa là mọi hành động chúng ta thực hiện từ đó trở đi đều được LibreOffice ghi lại.
Giả sử bây giờ chúng ta đang chuẩn bị bảng báo cáo khách hàng, một quy trình bao gồm nhiều hành động lặp lại. Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách tạo macro "Ngày mới" để xóa tất cả các trường dữ liệu và cho phép chúng ta nhập thông tin chi tiết về khách hàng mới vào đầu mỗi ngày.
Các thay đổi chỉ được ghi lại cho tài liệu đang hoạt động khi trình ghi macro được mở. Tôi chọn tất cả các giá trị thay đổi mỗi ngày và chỉ để nguyên cột "Lợi nhuận" vì cột này được tính toán tự động.
Sau khi xóa mọi thứ, tôi nhấp vào nút "Dừng ghi" và tôi được nhắc lưu macro. Chọn tệp để lưu macro trên tệp, vì vậy ngay cả khi bạn sử dụng nó trên máy tính khác hoặc gửi cho bất kỳ ai khác, macro sẽ được bao gồm.
Bây giờ, một cách để gọi macro là vào “Tools → Macros → Run Macro” nhưng cách này không tiện lắm, đặc biệt là khi chúng ta thêm macro này để tăng năng suất và giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Một cách để giải quyết vấn đề này là thêm một nút cho macro. Sau đây là cách thực hiện.
Để thêm một nút, hãy điều hướng đến “View → Toolbars → Form Control”. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với nhiều tùy chọn khác nhau. Chọn tùy chọn “Push Button” và vẽ một nút ở bất kỳ đâu trong tài liệu.
Sau đó, chúng ta cần kết nối macro bằng cách nhấn nút này. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào nút và chọn “Control”, sau đó nhấp vào tab “Events” trên cửa sổ vừa mở.
Nhấp vào nút ba chấm tương ứng với sự kiện Mouse buttonpressed, và một cửa sổ mới sẽ mở ra. Bây giờ hãy nhấp vào nút “Macro” nằm ở góc trên bên phải.
Điều hướng lại các macro và chọn đúng macro để gán cho nút. Sau khi thực hiện xong, hãy đóng các cửa sổ cấu hình đó rồi nhấn nút “Design Mode On/Off” trên cửa sổ “Form Control” mà chúng ta đã mở ban đầu. Thao tác này sẽ kích hoạt nút khi chúng ta thoát khỏi chế độ thiết kế. Bây giờ nút của bạn sẽ hoạt động. Hãy tưởng tượng thêm nhiều macro như thế này nữa và bạn có thể tự động hóa tất cả các hành động lặp đi lặp lại khiến bạn căng thẳng trong công việc hàng ngày.
